Het kenningsmakingsgesprek.
De Recruitment Officer, verder RCO genoemd, is onder andere verantwoordelijk voor de begeleiding van de kandidaten die na de cv-selectie bij hem of haar ter kennismaking op gesprek werden uitgenodigd. De RCO verzorgt ook nog presentaties op universiteiten bij de verschillende studentenverenigingen en disputen, overlegt met de besturen en bemant de diverse stands waar KPN zich presenteert.
Behalve dat hij of zij het eerste kennismakingsgesprek doet, begeleidt hij of zij ook de kandidaat tot en met de indiensttreding of de afwijzing.
Voor het succes van de hele operatie zou idealiter ook het RCO-gesprek zo zuiver moeten zijn dat hier nooit ten onrechte een kandidaat wordt afgewezen, terwijl hij of zij tegelijk ook zo weinig mogelijk kandidaten zou moeten doorsturen naar de volgende fase, het psychologisch onderzoek, uit oogpunt van zowel bedrijfsvoering als van marketing. Om dat te kunnen checken moet je ook hier enkele bijzondere operaties doen.
Bekende selectiefouten.
In de zeventiger jaren heb ik al enkele trainingen bijgewoond die onder andere moesten aantonen of het al dan niet uitmaakt in welke volgorde kandidaten voor eenzelfde functie bij de eerste kennismaking werden ontvangen. Daartoe werden zestien ervaren selecteurs willekeurig onderverdeeld in vier selectiecommissies van elk drie personen. De resterende vier selecteurs speelden de rol van sollicitant, met een gegeven c.v. en brief, terwijl de functie/vacature voor ieder dezelfde bleef. De ontwerpers hadden ervoor gezorgd dat de vier ‘sollicitanten’ verschillende c.v.’s kregen, waarbij de één bijvoorbeeld wat meer ervaring had, de ander een betere opleiding, maar minder relevante ervaring terwijl een derde veel neventaken had. De vier kandidaten werden achtereenvolgens ontvangen door de vier selectiecommissies. Kandidaat A ging eerst naar selectiecommisie 1, vervolgens naar selectiecommissie 2, daarna naar selectiecommissie 3 en tenslotte naar selectiecommissie 4. Kandidaat B ging eerst naar selectiecommissie 2, en vervolgens achtereenvolgens naar de selectiecommissies 3, 4 en 1. Hetzelfde gebeurde met de kandidaat C, die in volgorde de selectiecommissies 3,4, 1 en 2 sprak en kandidaat D, die naar de selectiecommissies 4,1,2 en 3 ging.
Aan het eind van alle zestien gesprekken was er een plenaire zitting waarbij aan elk van de vier selectiecommissies werd gevraagd wie naar hun oordeel de meest geschikte kandidaat voor de functie was. Selectiecommissie 1 was unaniem tot het oordeel gekomen dat kandidaat D de meest geschikte kandidaat was, selectiecommissie 2 had unaniem de mening dat kandidaat C de beste was, commissie 3 was eensgezind van mening dat sollicitant D de meeste geschikte was, terwijl commissie 4 in zijn geheel zeker meende te weten dat kandidaat A moest worden aangenomen. Het betekende dus dat elke commissie koos voor de laatste kandidaat die ze hadden gezien. Ook na discussie bleef elke commissie unaniem op het eigen standpunt staan. Mijn vraag aan de leiding was hoe vaak zie deze oefening al eerder hadden gedaan en of het ook bij zestien andere ervaren selecteurs zo was dat ieder de laatste kandidaat koos. Het was, als ik het me goed herinner, de derde keer dat deze oefening werd gehouden en telkens was er dezelfde uitkomst: de laatste kandidaat kreeg bij alle vier commissies de voorkeur. Vervolgens ben ik deze wetenschap dus in de praktijk gaan gebruiken. Als personeelsafdeling heb je de taak om de kandidaten uit te nodigen, en de kandidaat waarvan ik in het voortraject al dacht dat dat de meest geschikte was, nodigde ik als laatste uit en deze werd inderdaad altijd aangenomen door de lijnmanager. Omgekeerd heb ik ook altijd als sollicitant gepoogd als laatste ontvangen te worden. Op een schriftelijke uitnodiging meldde ik altijd meteen dat ik – wegens dringende persoonlijke omstandigheden – verhinderd was. Niemand vraagt dan naar de precieze reden. Bij een nieuwe afspraak word je vervolgens na de tot dan toe laatste gezet. Als tijdens dit telefoongesprek blijkt dat je al de laatste was, en een verschuiving niet mogelijk is, in verband met het vervolg van de procedure, slik je met een zucht alsnog je bezwaar in en kom je toch. Menig keer werd ik vervolgens aangenomen. Soms zelfs op functies waar ik totaal ongeschikt voor was. Je kunt bij een aanbod altijd beleefd bedanken. Ik voelde me nooit schuldig. Alle werkgevers verkeren immers in de positie dat ze tamelijk willekeurig iemand kunnen aannemen of afwijzen. Ze hebben een machtspositie en daar maken ze ook gebruik van, dus je mag als sollicitant ook wel je eigen positie wat sterker maken dan lijdzaam afwachten.
Het is wel duidelijk dat je als werkgever op deze wijze bepaald niet steeds de meest geschikte kandidaat zult aannemen. En deze werkwijze gebeurt overal en elke dag vele, vele malen bij nagenoeg alle werkgevers. Het is dus de kunst een selectiemodel te organiseren, waarmee je uit dit dilemma komt, op een manier dat je telkens wel de beste kandidaat aanneemt. Aan dat criterium voldoet de op deze wijze beschreven selectieprocedure. Kandidaten worden immers niet met elkaar vergeleken voor een bepaalde functie. Degene die uiteindelijk kiest, de lijnmanager, krijgt ook maar één kandidaat per functie, waarop hij ja of nee mag zeggen.
De RCO bepaalt dus niet de geschiktheid voor een functie. Die is in deze fase ook nog niet bekend. De RCO beoordeelt de kandidaten uitsluitend op de centraal vastgestelde persoonlijkheidseigenschappen: intelligentie, interpersoonlijke effectiviteit en stevigheid (en tijdelijk ook ambitie en/of operationele kracht).
Aangezien kandidaten random aan de RCO’s worden toegewezen, zou het zo moeten zijn dat van elke honderd kandidaten die de RCO op gesprek ontvangt elk evenveel zelf afwijst en elke RCO ook met hetzelfde aantal kandidaten per honderd een positieve beslissing bij het eindpanel krijgt. Maar in de praktijk is dat niet zo en wisselen die resultaten ook erg sterk. Per afzonderlijke RCO zijn de resultaten overigens wel stevig constant door de tijd heen, maar de RCO’s onderling lopen in prestaties erg uiteen. Om een idee te geven: van elke honderd door de RCO ontvangen kandidaten komen er tussen de 16 en de 23 kandidaten aan het eind door de gehele procedure. Bij proeven door de tijd heen, blijven steeds dezelfde RCO’s dezelfde hoge of lage scores vertonen. Het moet haast wel betekenen dat de RCO’s met de lagere scores kandidaten wegsturen, die als ze ze hadden doorgestuurd, de eindselectie wel hadden gehaald. De RCO’s met de hoogste scores waren achtereenvolgens Marjet van Zuilen, het latere PvdA-kamerlid en Erik Wilbrink uit Zwolle. Marjet had politicologie gestudeerd en Erik elektrotechniek. Meer uiteenlopende studies zijn er nauwelijks te bedenken, maar op het beoordelen van mensen scoren ze, althans bij deze mensen, allebei (nagenoeg) even hoog. Het is ook niet zo dat psychologen en andere menswetenschappers betere selecteurs zouden zijn. Juist zij zitten – en niet alleen in dit project, maar ook elders – bij de laagste scores als het gaat om het beoordelen van mensen.
Omdat de scores van elke RCO afzonderlijk zo’n rechte lijn in de tijd scoren, was het deste opmerkelijker dat het mij op zekere dag opviel dat een bepaalde RCO plots, zonder voor mij zichtbare reden of aanleiding, ineens een heel stuk lager ging scoren. Van 20 per honderd naar 15 per honderd. Dat is een forse verlaging. En vervolgens bleef die 15 per honderd ook knap constant. Er was dus iets met haar aan de hand (geweest), maar ik had geen idee wat dan. Ik sprak met haar en vertelde haar – allemaal op zeer relaxte en zeker niet op verwijtende toon – over wat mij was opgevallen. Toen ze begreep wat ik vertelde, vertelde ze spontaan dat ze de laatste weken enorme ruzies had gehad met haar partner, waardoor ze slecht sliep en met haar hoofd niet altijd bij haar werk zat. Toevallig hadden ze de afgelopen nacht hun relatie beëindigd. Dus vanaf nu zou het toch weer beter moeten gaan. En dat is ook inderdaad daarna weer gebeurd. Haar score kwam binnen de kortste keren weer terug bij 20 per 100, zoals het eerst was. Het is ook wel logisch dat als je hoofd ergens anders zit, je niet zo goed waarneemt dan anders. Maar heel bijzonder vonden wij allebei wel, dat ik aan de hand van een statistiek zag dat er iets met haar aan de hand moest zijn.
Enkele maanden later gebeurde iets dergelijks met een andere RCO. Ook zij ging van het ene op het andere moment lager scoren. Deze keer was het verschil kleiner, maar nog wel significant. Van 20 naar 18 staat me bij. Dus ik ben ook met haar gaan praten. Ik had hier ook het idee dat er met haar iets aan de hand moest zijn, maar niet zo ingrijpend als met de eerste. En spontaan meldde deze medewerkster, toen ze begreep wat ik bedoelde, dat ze nog niet zo lang wist dat ze zwanger was. Hoe is het mogelijk. Ook bij zwangerschap kan ik me heel goed voorstellen dat je hoofd heel af en toe wel eens ergens anders zit. Ik heb haar uiteraard meteen hartelijk gefeliciteerd en toen iedereen het mocht weten, de hele tent getrakteerd.
Het RCO-gesprek is dus het riskantste deel van de procedure. De cv-selectie hadden we (vrijwel) foutloos onder de knie. Het psychologische onderzoek beoordeelt iedereen uiteraard ook op precies dezelfde wijze. Bij de lijnmanager worden maar heel weinig mensen afgewezen, en in de zeldzame gevallen dat een lijnmanager iemand afwees, dan kon betrokkene wel bij een andere lijnmanager terecht. Dus in al deze fases viel niemand ten onrechte af. Ook bij het assessment center (het panel) viel standaard een derde deel van de kandidaten af, dus werd ook (bijna) niemand ten onrechte afgewezen.
Alleen bij de het RCO-gesprek werden mensen afgewezen, die als ze bij een andere RCO waren geweest, er wel waren doorgekomen en uiteindelijk wél de eindselectie hadden gehaald. In deze fase vielen dus over de gehele linie 3 á 4 kandidaten per honderd ten onrechte af. Dat aantal viel dus erg mee, maar ik had het toch graag beter gezien. Het selecteren van succesvolle RCO’s vond ik dus het moeilijkste onderdeel van mijn werk.
Het probleem zit hem volgens mij in de vooroordelen die een persoon heeft. Iedereen heeft vele vooroordelen op allerlei gebied. Ik heb ze zelf uiteraard ook en ook niet minder dan anderen.
Er bestaat wel een verschil tussen het ene vooroordeel en het andere. Als je van mening bent dat gewezen militairen agressiever zijn dan zij die het nooit geweest zijn, dan kan dat onjuist zijn, maar wellicht is het toch wel waar. Ieder maakt dan een andere inschatting van de betekenis hiervan. En dat geldt uiteraard voor vele kwaliteiten en eigenschappen. Bijvoorbeeld: iemand die geen gevoel voor humor heeft. Sommigen vinden dat onoverkomelijk en wijzen een kandidaat om deze reden af, voor anderen speelt het geen enkele rol. En zo kun je een hele tijd doorgaan. Het is dus niet zo relevant als een selecteur vooroordelen heeft, relevant is wat de kwaliteit van zijn voordelen is. Als hij het vaker bij het rechte eind heeft is hij een betere selecteur.
Laatst aangevuld op 26 december 2016.